社用車を安全に管理するために必要な車両管理規定を正しく運用する方法とは

会社で社用車を保有する場合、社用車を安全に管理する必要があります。その際、作成しなければならないのが、車両管理規定です。車両管理規定を作成することで、万が一の事故への対応や運転者への安全意識の統一化などリスクを押さえることができます。

車両管理規定と目的

車両管理規定とは、会社が所有する車両を社員が業務上で使用する場合において、車両を有する会社が定めるルールのことをいいます。この車両管理規定があることで、道路交通法の遵守、賠償責任から会社を守る可能性を高くすることが出来ます。

車両管理規定を作成する目的は以下の2点によるものです。

その1.業務活動を業務車両を使用することで効率的に行えるようにする目的
その2.社用車を運転する社員に対して安全運転を遵守させ、交通事故を未然に防止する目的

社用車があれば、営業活動も徒歩や電車よりも効率的に広い地域に対してでき、自社製品がある会社であれば製品を遠方の営業先まで持ち出すことが可能です。しかし、会社の看板を背負って営業する社員は、運転する際にいつも以上に安全意識を高めなければ、会社の信用を大きく落としかねませんので車両管理規定を作成して交通事故防止に努める必要があります。

車両管理規定を作成する際のポイント

いざ車両管理規定を作成する際には、ポイントを押さえながら作成し運用していく必要があります。車両管理規定を作成する際のポイントは以下の6点です。

1.安全運転管理者をしっかり選任する
2.運転者台帳・車両管理台帳を作成する
3.社用車の保守点検や整備をしっかり行う
4.安全運転を確保する
5.保険への加入
6.事故発生時の対応を明確にする

【ポイントその1】安全運転管理者をしっかり選任する
道路交通法において、一定数以上の自動車を使用する場合は、企業が自動車を使用する本拠地ごとに「安全運転管理者」をはじめ、それを補助する役割の「副安全運転管理者」を選任して公安委員会に届ける必要があります。また、安全運転管理者を選任することを明記する必要があります。

【ポイントその2】運転者台帳・車両管理台帳を作成する
交通事故が発生した時、滞りなく事故処理が出来るよう、管理責任を果たしていることを主張できるよう運転者台帳を作成する必要があります。車内で定めた規定にのっとって運転許可を得ている運転者の氏名や部署名、運転歴、事故・違反歴、さらには免許更新時期までを管理します。

また、社用車をそれぞれ管理する際には、車両管理台帳と呼ばれる台帳を作成する必要があります。車両管理台帳に記載する内容としては、車の形式、車名、車種、登録番号など車両を特定する情報項目、さらには、車両の状況を把握するために必要な車検や点検日などの項目も記載しておく必要があります。

【ポイントその3】社用車の保守点検や整備をしっかり行う
社用車の保守点検や整備も運転する人の安全を守るため、事故を起こさないために必要なことであり、社用車を定期的にチェックし、車検・定期点検・日常点検についてしっかりと行う旨を記載しておきましょう。

【ポイントその4】安全運転を確保する
交通ルールを守って無事故無違反をこころがけてもらうことはもちろん、飲酒運転やスピード違反、免許失効、無免許などの禁止事項を記載し、運転する人の意識を安全運転へ向ける必要があります。

【ポイントその5】保険への加入
保険への加入に関する記載もしておく必要があります。保険の種類としては、自動車損害賠償責任保険、任意保険などです。

【ポイントその6】事故発生時の対応を明確にする
いくら安全運転を心がけていても交通事故を起こしてしまうことがあるでしょう。万が一事故が起きてしまった時の対応についても規定に定めておく必要があります。例えば事故報告や事故処理に関しての項目や責任の所在についても記載しておきます。

これを細かく定めておかないと、どこから報告義務があるのかが分かりにくいことで隠蔽などの問題が起こり得ます。そのため、具体的に定め、確実に運用できるフローを確立する必要があります。

車両管理規定の作成、運用に有用なドライブレコーダーの機能は

事故発生時に大きな証拠となるのがドライブレコーダーの存在です。事故発生時の状況を映像記録することで、混乱による誤った証言や曖昧な証言を減らし、公平に審査することが可能です。しかし、社用車に搭載するドライブレコーダーにはそれだけではなく、様々な機能が必要とされています。

例えばドライブレコーダーの導入と共に車両管理をしてくれるサービスの利用や社用車の現在地を教えてくれる機能の他、緊急時の通報サービスなどセキュリティ面を強化してくれる機能があればよりスムーズに社用車を管理することが出来ます。

これらシステムを車に搭載すると、車両管理規定の運用がより安全に、より楽になります。

安全運転管理者の選任と運転者台帳・車両管理台帳の運用

選任された安全運転管理者が名前貸し状態にならないためには、安全運転管理者がどの車が誰にいつ使われるのかを把握し、管理する必要があります。

社用車は営業職に対して1人1台用意している企業は少ないでしょう。そのため、1台を複数人で使用することから、誰かいつどこで使用しているかを把握し、ログを残さなくてはいけません。
紙で管理すると書き換えや事後報告、代筆なども考えられることから、社用車の予約から管理まで一括で行えるシステムを導入し管理する方法が労力も少なく、適しているでしょう。

社用車の保守点検や整備

社用車は定期点検や整備が必要です。複数台の車を保有してる場合は、それらのタイミングが合わずに管理が行き届かない可能性があります。

例えば、車を増やす毎に車検の時期やオイル交換、タイヤ交換、12か月点検の時期を定めるシステムを使用すれば定期リマインドでチェック時期を過ぎることなく安全に車を管理できるでしょう。

車の状態を把握することは、社員の命、歩行者の命を守ることにつながります。

安全運転の確保

安全運転の確保は運転者個人に任せたものとなりがちです。

しかし、車に搭載するシステムによっては車線はみ出しや急ブレーキ、煽り運転防止などの警告を出し一定基準の安全運転を維持できます。

警告がでる項目を具体的にドライバーへ共有することで、安全運転という漠然とした意識がより深い理解へと変わります。

さらに警告ログは管理システムによって残されるため、社用車返却後の報告に使用できます。ログが残ることでドライバーの意識も高まり、事故のリスクを避けられるでしょう。

事故発生時の対応

事故を起こした時ドライバーは気が動転してしまうことも少なくありません。誤った状況説明をしてしまうことも考えられます。

それらを防ぐためには、より詳細な状況確認ができるドライブレコーダーであることが求められます。前方だけで無く後方もカバーし、ブレーキ履歴や車線はみ出しの有無などを開示できる状態が望ましく、さらにはドライバーのモニタリングができると尚良いでしょう。

事故が発生した場合、ドライバーには通報義務と報告義務、救急車の要請などの義務が生じますが、混乱した状態では優先度を間違える可能性があります。そのため、ドライブレコーダーやその他のシステムにより、通報やコールセンターとの通話機能があると安心です。

形式のみの運用や社員の監視ではなく、社員を守るという意識を

ドライバーのモニタリングは社員にとってプレッシャーかもしれませんが、事故や危険運転、急な体調不良による脇見運転がドライブレコーダーによって感知できれば、事故が起きる前にドライバーに連絡し、運転を中止させることもできます。

従来の運用方法では、体調不良についてはドライバーによる自己申告でしか発見できず、ドライバー本人も体調不良を報告するのを躊躇することから眠気などがあっても発見できませんでした。そのまま事故に繫がる可能性もありドライバーにとって危険を伴います。

また、事故検知機能は、些細な対物事故も見過ごさないためではなく、ドライバー自身が重傷を負い通報が出来ない状態にある場合、即座に緊急車両の手配が出来ずに命を失う可能性をなくすためのものでもあります。

通報機能がなくドライバーが重傷を負った場合は、周りの人に通報してもらうほかなく、会社が事故を把握するまでに時間がかかります。人が居ない場所の事故では通報が遅れる可能性も考えられます。

ドライブレコーダーに通報機能があれば、一定時間の応答がない場合は位置情報取得機能を使って緊急車両の手配が可能であるため、命を救える可能性が高まるのです。ドライバーの命やドライバーの家族の生活を考えると、この機能はたんなる監視目的の機能ではなく、命と生活を守る重要なものと言えるのではないでしょうか。

ドライバー自身に任せた運用では、助かるはずの命が助からない可能性があります。企業は社員や社員の家族の命、生活を守る義務があるでしょう。

安全のための​​車両管理規定を形式だけで運用せず、より社員の安全を考えた形で運用しませんか。

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